Technologia SharePoint jest podstawą budowy dedykowanych aplikacji, do których zaliczają się przede wszystkim portale korporacyjne, systemy obiegu dokumentów, rozwiązania pracy grupowej, jak również systemy Business Intelligence oraz Knowledge Management.
SharePoint oferuje zaawansowane zarządzanie dokumentacją powstałą w aplikacjach pakietu Office (m.in. Word, Excel, PowerPoint), w tym śledzenie wersji, opracowywanie dokumentów i archiwizację.
W ramach opcji śledzenia wersji SharePoint umożliwia: - Ewidencjonowanie dokumentów;
- Zapobieganie tworzeniu duplikatów;
- Wersjonowanie zmian według wielkości;
- Cofanie do dowolnej wcześniejszej wersji;
- Podgląd plików na każdym etapie zmian.
Platforma SharePoint może stanowić podstawę do budowy repozytoriów dokumentów oraz danych. Dla potrzeb zarządzania elektronicznym obiegiem pracy i dokumentów, Microsoft opracował silnik Windows Workflow Foundation. Technologia ta przystosowana jest do bezpośredniej współpracy z platformą SharePoint i pozwala na uruchamianie zautomatyzowanych procedur oraz zadań związanych z publikowaną informacją. Istnieje możliwość uruchomienia zautomatyzowanych procesów (przepływów pracy) dla wybranych typów zawartości.
W rozwiązaniu dostępne są między innymi następujące funkcje: - Obsługa przepływów pracy z zadaniami dla użytkowników;
- Integracja z szablonami i meta danymi dokumentów w pakiecie Office;
- Panel informacji o dokumencie;
- Reguły archiwizacji i inspekcji,
- Repozytorium rekordów.
Ścieżki obiegu dokumentów oraz procedury decyzyjne (workflow), zaprojektowane dla konkretnych potrzeb jednostek organizacyjnych i procesów, mogą zostać programistycznie zakodowane i uruchomione w środowisku portalu. Wszędzie tam, gdzie pracownicy mają dostęp do sieci komputerowej i gdzie forma papierowa dokumentu nie jest podyktowana koniecznością biznesową, elektroniczny obieg dokumentów jest najlepszym możliwym wyborem.
Przeniesienie obecnych w organizacji procesów do środowiska wykorzystującego elektroniczny obieg pracy pozwala na monitorowanie procesów w oparciu o dane ilościowe z systemu, co w rezultacie pozwoli ocenić ich efektywność i zapewni podstawy do ich doskonalenia.
Na każdym etapie możliwe jest zarządzanie uprawnieniami dostępu dla użytkowników, które może być realizowane na poziomie wybranych obszarów portalu, repozytoriów bądź pojedynczych elementów.
W zakresie dostarczania publikowanych informacji technologia SharePoint zapewnia: - Rozbudowane narzędzia personalizacji treści;
- Agregowanie treści w oparciu o kontekst w portalu;
- Zarządzanie profilami użytkowników z możliwością prezentacji struktury organizacyjnej oraz zależności służbowych;
- Integrację z Active Directory;
- Kierowanie zawartości do określonych grup odbiorców;
- Zarządzanie witrynami osobistymi pracowników;
- Wsparcie dla urządzeń mobilnych.
Rozwiązanie udostępnia także wbudowane narzędzia do wyszukiwania oferujące następujące możliwości: - Wyszukiwanie użytkowników;
- Wyszukiwanie kontekstowe;
- Możliwość pełno tekstowego wyszukiwania informacji w dokumentach;
- Możliwość przeszukiwania i indeksowania źródła zawartości także poza portalem;
- Bezpieczeństwo – dostęp do wyników wyszukiwania w oparciu o uprawnienia;
- Kontrola indeksowania.
W powiązaniu z aplikacjami pakietu Office technologia SharePoint może stanowić platformę pracy grupowej, która oferuje szereg funkcjonalności, w tym: - Integracja poczty elektronicznej i zadań;
- Praca grupowa nad dokumentami;
- Sieci społecznościowe;
- Witryny Wiki, Blogi, ankiety;
- Śledzenie problemów.